Så digitaliserade Edacta sin löneprocess med Payzlips lösning
Med PayZlips löner i realtid, och en modern löneapp för slutanvändaren, har Edacta reducerat tiden som de lägger ner på att hantera löner manuellt. Samtidigt erbjuder de sina klienter insyn i deras löner och lönekostnader i realtid med PayZlip.
3x
Snabbare lönehantering tack vare reducerat manuellt arbete.
Bättre kontroll
Insyn i löner och lönekostnader i realtid för både Edacta och deras klienter.
Mindre frågor
Klienternas anställda ställer färre frågor kring sin lön tack vare den moderna löneappen.
Om Edacta
Edacta är en redovisningsbyrå i Helsingborg, som erbjuder allt från bokföring till löner och rådgivning. Deras team består av fem erfarna konsulter och de har cirka 100 klienter inom blandade branscher såsom tech, detaljhandeln och konsultverksamhet.
Alltid stressade av löner
Även om löner alltid varit en del av Edactas tjänster, så finns det paketerat bland tjänsteutbudet för att det tagits förgivet av deras klienter att det ska ingå när man anlitar en redovisningskonsult. Inte för att det var det man specialiserade sig inom.
Stephany säger, "Det är inte för att vi inte kompetenta nog för att göra löner utan för att det var aldrig varit vårt främsta fokus. Därför har det bara bidragit till fler deadlines och en del stressiga moment varje månad."
En stor del av stressen kommer från att löneprocessen alltid innebär manuellt arbete. Ofta handlar om att man måste jaga klienterna för att få in tidrapporter, klienterna måste i sin tur jaga sina anställda. Om det inte finns ett tidrapporteringssystem hos klienten behöver man dessutom knappa in tidrapporter som man fått på papper manuellt. Sen kommer alla frågor dagen efter löning, när klienternas anställda ringer eller mailar och har frågor om sin lön. Det är en tidskrävande och kostsam process för klienten.
"Vi har alltid sett över nya system för att förenkla löneprocessen. Men det bästa vi kunde rådgiva våra kunder om var att skaffa ett tidrapporteringssystem som kunde integreras med lönesystemen för att slippa en del manuellt arbete", säger Stephany.
Men det räcker inte med ett tidrapporteringssystem för att förenkla hela löneprocessen såsom de önskat.
Ett nytt sätt att jobba med lönehantering
Som en del av Edactas digitala resa valde de att testa PayZlip's lönesystem i realtid tillsammans med andra vertyg såsom Accountec.
Stephany säger "Vi kom till en punkt där vi kände att vi inte kunde förenkla eller digitalisera lönehanteringen mer med de verktyg som vi hade. PayZlip erbjöd oss en lösning som till och med tog oss ett steg längre än vad vi hade önskat. Vi har lite skeptiska först då PayZlip är uppbyggt på ett annat sätt än vad vi är vana vid. Men vi såg genast potentialen i realtids löner och tror att det är framtiden"
Imlementeringen av PayZlip var väldigt enkel, deras klienter som redan hade ett tidrapporteringssystem kunde på ett enkelt sätt komma igång med löneappen för deras anställda då tidrapporteringsdelen är lik de andra systemen. Klienterna som brukade lämna in tidrapporter på papper behövde komma in i nya rutiner och lära sig använda löneappen.
"Det var inte svårt att övertala våra kunder att byta till PayZlip, både företagsägarna och deras anställda får ut mycket mer data ifrån PayZlip än de system som vi har använt tidigare. Istället för att bara kontrollera de anställdas tidrapporter i efterhand har våra klienter nu direkt kontroll över tidrapporter, löner och lönekostnader i realtid", säger Stephany.
Fördelarna med löner i realtid
Med PayZlip får Edactas klienter och deras anställda lönerna beräknade automatisk och i realtid när en anställd rapporterar in närvarotid eller frånvaro. Denna realtidsberäkning av löner har hjälpt Edacta på många sätt.
Stephany säger "Realtids beräkningar av löner är som mobiltelefoner med stora skärmar. Har man väl testat en mobiltelefon med större skärm så vill man inte gå tillbaka till en liten skärm. Det är detsamma med löner i realtid. Frågorna från klienternas anställda är färre och de har större förståelse och bättre insyn i sina löner. Det ger de anställda en känsla av kontroll över sin egen ekonomi"
PayZlips automatiseringar av löner ger Stephany och hennes kollegor mer tid över till att fokusera på mer kvalificerade arbetsuppgifter. "Det enda vi behöver göra i PayZlip är att dubbelkolla lönerna innan vi skickar ut dem till attest, allt innan det är gjort automatiskt så länge de anställda har tidrapporterat."
Dessutom har Edacta nu insyn i deras klienters lönekostnader i realtid då de uppdateras varje gång någon rapporterar tid i löneappen. "Det ger oss möjlighet att rådgiva våra kunder i god tid om lönekostnaderna avviker. Dessutom kan även våra klienter som vill, själva logga in i PayZlip och följa deras lönekostnader i realtid."
Klienternas anställda ser sina löner i realtid i löneappen vid varje tidrapportering som de gör. Där finns uppdaterade saldon kring lön, komptid och semesterdagar i realtid. Detta uppmuntrar dem till att faktiskt tidrapportera regelbundet. "Vid varje rapportering så får den anställda se effekten av det på sin lön, vilket bidrar till att det finns ett egenintresse i att rapportera" säger Stephany.
När man är ansvarig för flera klienter behöver man hitta effektiva och smidiga lösningar. Med PayZlip kan jag automatisera mycket av löneprocessen samtidigt som jag erbjuder en bättre digital lösning till mina klienter.
Stephany Selvaduri
Delägare / Redovisningskonsult
